Finanziaria 2025: OBBLIGO DI TRACCIABILITA’ DELLE SPESE DI TRASFERTA

PER DIPENDENTI, IMPRESE E PROFESSIONISTI

La legge di Bilancio 2025, articolo 1, commi 81-83, introduce una “stretta”, ai fini della deducibilità dal reddito di impresa, di lavoro autonomo e dall’IRAP, delle spese pervitto, alloggio, viaggio e trasporto, effettuati mediante taxi o noleggio con conducente (NCC). Le stesse sono deducibili solose sostenute con metodi tracciabili, cioè con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo n. 241 del 1997 (carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari).

La medesima disposizione trova applicazione anche in caso di sostenimento di spese di rappresentanza.

Le modifiche introdotte riguardano sia i redditi di lavoro dipendente, sia i redditi d’impresa e di lavoro autonomo.

Gli interventi in argomento hanno carattere strutturale e si applicano dal 01.01.2025.

Di seguito si analizzano i diversi impatti delle nuove disposizioni in relazione ai redditi da lavoro dipendente, redditi d’impresa, redditi di lavoro autonomo e sulle spese di rappresentanza.

1 – REDDITO DI LAVORO DIPEDENTE: LE SPESE DI TRASFERTA E I RELATIVI RIMBORSI (ARTICOLO 51, COMMA 5, ULTIMO PERIODO, TUIR)

Le disposizioni contenute nel comma 81, lettere a) prevedono l’obbligo di pagamento con mezzi tracciabili delle spese di trasferta per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC ai fini della loro non imponibilità in capo ai dipendenti se rimborsate agli stessi.

Si ricorda che le spese di trasporto, rimborsate ai dipendenti, per trasferte sono non imponibili sia in relazione a trasferte nell’ambito comunale che fuori dal territorio comunale.

Mentre il rimborso delle spese di vitto, alloggio e viaggio è non imponibile solo per le trasferte fuori dal territorio comunale. Per mantenere, in capo ai dipendenti, la non tassabilità dei citati rimborsi è necessario che le stesse, dal 1° gennaio 2025, siano sostenute con modalità tracciabili.

La stessa norma prevede che i pagamenti possono essere effettuati con versamenti bancari o postali ovvero mediante i sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. n. 241 del 1997, il quale fa riferimento a carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari ovvero «altri sistemi di pagamento».

Ai fini della documentazione idonea a giustificare l’esclusione da tassazione dei rimborsi, pertanto, oltre ai documenti giustificativi delle spese (in generale, fatture e documenti commerciali) occorrerà presentare al datore di lavoro anche la prova del pagamento tracciabile (ad esempio, in caso di pagamenti con carte di debito e di credito o prepagate, la ricevuta del POS e, in caso di bonifici, le relative contabili). In assenza della prova che il pagamento è avvenuto con mezzi tracciabili, il rimborso al dipendente concorrerà nella determinazione del suo reddito da lavoro.

2 – REDDITO D’IMPRESA: MODIFICA ALLA DISCIPLINA DELLE SPESE PER PRESTAZIONI DI LAVORO (ARTICOLO 95, COMMA 3-BIS, TUIR)

Viene inserito nell’art. 95 del TUIR, che disciplina la deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro, un nuovo comma, il 3-bis, che prevede:

1. che le spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC .
2. nonché i rimborsi analitici delle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti ai lavoratori autonomi,

sono deducibili  se i pagamenti avvengono con modalità tracciabili (versamenti bancari o postali ovvero carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari ovvero «altri sistemi di pagamento»).

La nuova disciplina appare poco chiara. Sorge il dubbio se la nuova condizione per la deducibilità delle spese in oggetto interessi solo i rimborsi effettuati ai dipendenti o ai lavoratori autonomi a seguito di trasferte ovvero si estenda anche alle spese sostenute dall’impresa in relazione a trasferte per motivi di lavoro dell’imprenditore o dei soci. Il fine per cui è stata introdotta la norma fa propendere per una estensione del trattamento a tutte le citate spese, indipendentemente che si tratti di rimborsi ai dipendenti o lavoratori autonomi ovvero sostenute direttamente dall’impresa. Logicamente l’estensione comporta un aggravio nella documentazione da conservare specie per le imprese in contabilità semplificata per le quali non vi è evidenza contabile delle movimentazioni di natura finanziaria.

Considerata sempre la ratio della norma non dovrebbero rientrare nella nuova disciplina il rimborso delle medesime spese se riaddebitate da altre imprese per attività svolte.

Va chiarito, inoltre, se rientra nella nuova disciplina anche la somministrazione di vitto direttamente da parte del datore di lavoro in mense organizzate direttamente dal medesimo o gestite da terzi (per le piccole imprese di solito si tratta di servizio gestito mediante convenzioni stipulate con ristoranti). Considerato sempre la finalità della norma e che le citate operazioni non presentano sostanziali rischi di sottofatturazione da parte dei prestatori, si potrebbe giungere alla conclusione che le stesse non rientrano nell’ambito di applicazione della nuova disciplina.

Con riguardo ai servizi di mensa sopra richiamati, si ricorda che, con circolari n. 326/1997 del Min. Finanze e n. 6/2009 dell’Agenzia delle entrate, è stato precisato che, tra le somministrazioni in mense aziendali, anche gestite da terzi, sono comprese, tra l’altro, le convenzioni con i ristoranti stipulate con le imprese. In sostanza, la convenzione stipulata con un ristorante costituisce una delle modalità a disposizione del datore di lavoro per garantire alla generalità dei dipendenti il servizio di mensa.

Pertanto, l’importo che, in base alla convenzione stipulata, il datore di lavoro paga all’esercente un pubblico esercizio, quale corrispettivo per i pasti consumati dai dipendenti, costituisce un costo che non dovrebbe subire le nuove limitazioni alla deducibilità.

3 – REDDITI DI LAVORO AUTONOMO

Come anticipato in premessa, con riferimento al reddito di lavoro autonomo, il comma 81 lettera b), ha introdotto il nuovo comma 6-ter all’articolo 54 del TUIR vigente, però, anteriormente alle modifiche apportate al testo normativo a decorrere dal 1° gennaio 2025 dall’art. 5, comma 1, lett. b) del D.Lgs. n. 192/2024.

Detto comma 6-ter  dispone che:

• le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, addebitate analiticamente al committente,
• nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi,

sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento.

Sempre in tema di mancato coordinamento fra la disciplina del reddito di lavoro autonomo vigente sino al 31 dicembre 2024 e quella introdotta dal D.Lgs. n. 192/2024, va segnalato che il nuovo articolo 54, comma 2, lettera b) del TUIR, in vigore dal 1° gennaio 2025, dispone che non concorrono a formare il reddito le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute dall’esercente o professione per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente in capo al committente.

Il successivo art. 54-ter, comma 1, dispone, tra l’altro, che le spese di cui all’articolo 54, comma 2, lett.b) non sono deducibili dal reddito di lavoro autonomo del soggetto che le sostiene.

Quindi, per effetto della modifica i rimborsi delle spese sostenute nell’ambito dell’esercizio della professione addebitate analiticamente in capo al committente non concorrono più alla formazione del reddito di lavoro autonomo:

• né dal lato “attivo” (con conseguente inapplicabilità della ritenuta da parte del committente)
• né dal lato “passivo” (con la conseguente indeducibilità dei costi rimborsati). 

Pertanto, la previsione di cui al comma 81, lett. b) della legge di Bilancio 2025 che dispone l’obbligatorietà dei pagamenti tracciabili per la deducibilità delle spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea addebitate analiticamente al committente sembrerebbe, alla luce del nuovo articolo 54, comma 2, lett. b) del TUIR, priva di effetti. Diviene, infatti, irrilevante il mezzo di pagamento utilizzato per tali spese, dato che le stesse addebitate al committente e da questi rimborsate non concorrono al reddito del commissario e, pertanto non deducibili in capo a quest’ultimo.

Va, inoltre chiarito se la nuova disciplina si applichi in caso di spese relative a prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande e delle spese per viaggio e trasporto sostenute direttamente dal professionista senza che le stesse siano analiticamente riaddebitate al committente.

4 – LE SPESE DI RAPPRESENTANZA

Infine, il comma 81, lettera d) dell’art. 1 della legge di Bilancio 2025 interviene sull’articolo 108, comma 2, riguardante la deducibilità delle spese di rappresentanza, inserendo al termine del comma il seguente periodo: “Le spese di cui al presente comma sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241.” 

Per effetto di tale disposizione, dal 1° gennaio 2025, le spese di rappresentanza e quelle per omaggi sono deducibili dal reddito d’impresa e dalla base imponibile IRAP se effettuate con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento tracciabili quali carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari. 

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